Gestão de pedidos por regra

Tudo começa com o prompt que você envia para a Lis. Essa automação exige atenção especial na hora de preencher: os critérios de busca e a ação configurada determinam diretamente o que vai acontecer com os pedidos da sua operação. Revise com cuidado antes de confirmar.

O prompt tem o seguinte formato:

Lis, configure uma automação que todo dia às [HORÁRIO] consulte o ERP e busque pedidos que atendam à seguinte regra: status igual a [STATUS] e com data de criação até [CRITÉRIO DE DATA]. Para cada pedido encontrado, execute a ação: [AÇÃO]. Se nenhum pedido atender ao critério, encerre sem realizar nenhuma ação.

Antes de enviar, substitua:

• [HORÁRIO] pelo momento em que a automação deve rodar, por exemplo, 9h.
• [STATUS] pelo status dos pedidos que devem ser buscados, por exemplo, pendente, aprovado ou faturado.
• [CRITÉRIO DE DATA] pela condição de data que define quais pedidos se enquadram, por exemplo, mais de 2 dias sem movimentação ou criados há mais de 5 dias.
• [AÇÃO] pelo que deve ser feito com cada pedido encontrado,  por exemplo, atualizar status para "cancelado", aplicar tag "revisar" ou atualizar status para "enviado".

Depois de enviar o prompt, é só confirmar. A Lis cuida do resto.

A partir do momento em que a automação está ativa, ela roda sozinha todos os dias:

1. No horário definido, a Lis acessa o ERP da Olist automaticamente.
2. Ela busca os pedidos que atendem ao critério configurado, status, data e qualquer outra regra definida no prompt.
3. Para cada pedido encontrado, executa a ação configurada em lote.
4. Se nenhum pedido se enquadrar no critério, a automação encerra sem realizar nenhuma alteração.

Nenhuma ação é executada fora do critério. O que não se enquadra na regra não é tocado.

Hoje, sem automação, executar esse tipo de ação em lote significa abrir o ERP, filtrar os pedidos pelo status e pela data, conferir cada um, selecionar os que se enquadram na regra e aplicar a ação manualmente, muitas vezes um por um. Em operações com volume médio a alto, esse processo pode tomar entre 40 minutos e 1h30 por dia, dependendo da quantidade de pedidos e da complexidade dos filtros. E ainda há o risco de aplicar a ação no pedido errado por distração ou filtro mal configurado.

Com a Gestão de pedidos por regra, a lógica é definida uma vez no prompt e executada com precisão todos os dias. A equipe de operações para de fazer trabalho repetitivo e passa a agir só onde realmente é necessário.

• Times de operação que realizam ações em lote sobre pedidos regularmente e precisam garantir consistência sem esforço manual.
• Operações com alto volume de pedidos, onde revisar e atualizar status individualmente é inviável no dia a dia.
• Gestores que querem rastreabilidade, com ações executadas sempre pelo mesmo critério, sem depender da interpretação de cada pessoa da equipe.

Comece com critérios conservadores, por exemplo, pedidos parados há mais de 5 dias antes de reduzir para 2. Isso dá margem para ajustar a regra sem impactar pedidos que ainda estão dentro do prazo esperado da sua operação. Quando estiver confortável com o comportamento da automação, refine o critério conforme necessário enviando um novo prompt para a Lis.

A automação consegue aplicar mais de uma ação ao mesmo tempo? Cada automação executa uma ação por regra. Para aplicar ações diferentes, por exemplo, aplicar uma tag e atualizar o status, configure prompts separados para cada ação.

Posso desfazer uma ação executada pela automação? As ações são aplicadas diretamente no ERP. Para reverter, será necessário fazer a alteração manualmente no sistema. Por isso, revise bem os critérios antes de ativar.