Como integrar o ERP da Olist ao seu Ecommerce
A integração com o ERP automatiza a gestão do seu e-commerce. Com ela, você centraliza o controle de estoque, sincroniza preços e agiliza a emissão de notas fiscais e o envio de pedidos.
Recursos disponíveis:
- Envio e recebimento de produtos e atualizações de status dos pedidos.
- Envio de pedidos.
- Recebimento de estoque e preço.
- Atualização automática de status no ERP via OMS.
Configurando a integração
Ao configurar a integração, você conecta a conta do ERP à conta do cliente no Ecommerce Olist, preparando-a para a sincronização de dados.
Ao instalar uma integração nova no ERP, a configuração é exibida passo a passo. Para avançar, clique em salvar e avançar. Após a configuração inicial, todas as opções são exibidas, sendo necessário salvar ao final das alterações.
Importante: ao instalar a integração pela primeira vez, somente as configurações principais serão exibidas. As demais aparecem após salvar a integração, sendo necessário acessá-la novamente.
Instalando a integração
- No painel do ERP, acesse menu > início > integrações
- No canto superior direito, clique em adicionar integração
- Na tela exibida, busque por Ecommerce da Olist e clique em instalar.
Aba Conexão
- Em conectar integração, confirme ou informe o nome da integração no ERP.
- No campo Token, insira o token e a URL da loja. Clique no botão conectar com Ecommerce Olist.
- O token da sua loja é obtido no painel da plataforma. O artigo chave token API auxilia nesse processo.
Aba Produtos
Nesta aba, você define as regras de envio e recebimento de produtos, estoque e preço que serão aplicadas a todas as ações da integração.
Regras de estoque
Define a forma de atualização na Ecommerce Olist:
-
Atualizar estoque na loja virtual a partir do ERP:
- Não atualizar: nenhum produto tem o estoque atualizado.
- Enviar saldo físico: envia o estoque total, sem considerar a reserva.
- Enviar saldo disponível: considera a reserva de estoque e envia apenas o saldo disponível.
- Depósito a ser considerado na integração: define o depósito padrão para importar pedidos, importar produtos e enviar estoque. Este campo é exibido apenas para contas com a extensão depósitos de estoque instalada.
- Utilizar estoque de segurança: informe a quantidade limite. Quando o estoque atingir este número, o saldo enviado para a Ecommerce Olist será zero (não aplicável para produtos sob encomenda).
Preços
Define a regra de preços para a integração:
- Preço fixo: o anúncio recebe um valor fixo de venda baseado no preço do produto, considerando acréscimos e descontos individuais.
- Conforme regras de preço: utiliza as regras do marketplace relacionadas ao percentual de comissão, frete adicional e fórmulas de cálculo.
- Conforme lista de preços: utiliza listas específicas para o e-commerce. No campo lista de preços utilizada nos produtos, selecione a lista para a importação de pedidos. Saiba como configurar no artigo listas de preços.
Fluxo de produtos
- Enviar imagens dos produtos ao sincronizar: define se as imagens serão enviadas sempre (sim) ou apenas para produtos novos.
-
Ao importar produtos: define como as imagens da Ecommerce Olist entram no ERP:
- Importar imagens como anexo: registradas no cadastro do produto.
- Apenas importar a URL externa das imagens: salva apenas os links.
- Na importação de produtos, ao atualizar um produto, atualizar o Código (SKU): se habilitado, o SKU é atualizado automaticamente ao importar do e-commerce.
- Enviar dias para preparação ao sincronizar: envia o tempo de preparo do item (menu > cadastro > produto > editar > dados gerais > estoque > dias para preparação).
- Enviar o preço promocional: manter este parâmetro sempre desabilitado.
- Enviar descrição complementar: envia a descrição cadastrada na aba de dados complementares do produto.
- Criar produtos com status ativo: se ativo, os anúncios novos entram como ativos na Ecommerce Olist. Se desativado, entram como inativos. Não afeta anúncios já existentes.
Aba Pedidos
Define as regras do fluxo de recebimento e tratativas de pedidos.
Fluxo de Pedidos
- Importar valor do frete nos pedidos: importa o valor do frete junto com o pedido.
- Formatar nome dos contatos no recebimento dos pedidos: transforma as primeiras letras do nome e sobrenome do cliente em maiúsculas.
- Sincronização automática de pedidos: importa os pedidos automaticamente via OMS. Para ativar, salve a integração, vá na aba conexão, copie a URL em importação de pedidos (dentro de URL's de notificação no ERP). No painel da Ecommerce Olist, acesse configurações > webhooks > + e insira a URL selecionando order-confirmed.
-
Campo do pedido para observações:
- Observações internas: exibidas apenas no pedido de venda.
- Observações externas: exibidas no pedido de venda e nas notas fiscais.
- Enviar rastreamento ao alterar a situação no ERP para enviado: envia o código de rastreio automaticamente para a plataforma quando o status mudar para enviado.
- Marcar pedido como entregue ao alterar a situação no ERP: atualiza o status na Ecommerce Olist para entregue quando modificado no ERP. Saiba mais sobre no artigo atualizar situação de envio dos pedidos.
Dados Fiscais
- Natureza de operação para venda: define o padrão para a importação de pedidos e geração de notas fiscais. Saiba mais sobre no artigo naturezas de operações de saída.
- Definir natureza de operação diferente para destinatários contribuintes do ICMS: aplica uma natureza específica quando o sistema identifica que o cliente é contribuinte.
Aba Mapeamentos
Vincula os códigos do ERP com os da Ecommerce Olist.
Situação dos pedidos
- Relaciona os status dos pedidos entre os sistemas e define o fluxo das sequências. O preenchimento inicial é automático. Para novos status, clique em adicionar mapeamento de situação.
- Permite retroceder situação dos pedidos na sincronização de situações: permite retornar um pedido para um status anterior (ex: de enviado para preparando envio). Recomenda-se manter desativado se utilizar OMS.
- Se um status não estiver configurado, o pedido importado assume a situação em aberto.
Formas de recebimento
Vincula as formas de pagamento para que as contas a receber entrem com as mesmas informações.
- Ative importar forma de recebimento nos pedidos e clique em adicionar forma de recebimento.
- Selecione a forma correspondente no ERP.
- No campo código na integração, clique em relacionar forma de recebimento e selecione a opção da Ecommerce Olist.
- Se necessário, busque pelo Order ID/Shipment ID de um pedido ou clique em informar código manualmente.
- Defina uma forma de recebimento padrão e, se desejar, uma categoria financeira padrão dos pedidos.
- Clique em relacionar.
Formas de frete
Vincula os tipos de envio para que os pedidos tragam a informação correta de frete.
- Clique em adicionar e selecione as formas de envio nos campos correspondentes.
- Em código na integração, clique em relacionar forma de frete e escolha a opção correspondente da Ecommerce Olist.
- Clique em relacionar.
Categorias
Vincula as categorias para que os produtos sejam enviados para os setores corretos. Adicione o código da categoria da Ecommerce Olist clicando em configurar categoria no e-commerce. Caso ainda não possua categorias cadastradas, verifiquei as instruções para inclusão de categorias dem como cadastrar categorias de produtos.
Variações
Vincula as grades de produtos (cores, tamanhos, etc.). Exige a extensão variações instalada.
- Clique em abrir edição avançada.
- Em variação no ERP, selecione a correspondente ao campo variação no e-commerce.
- Em opção no ERP, selecione a correspondente ao campo opção no e-commerce.
- Clique em salvar.
Importante: se estiver mudando da integração antiga para a nativa Ecommerce Olist Commerce, não importe os produtos logo após salvar. Os pedidos antigos serão carregados para a nova integração. A importação de produtos deve ser feita depois, pelo módulo de produtos.
Configuração na Ecommerce Olist
Após salvar as configurações no ERP, você deve configurar o painel do e-commerce:
- No ERP, acesse a aba conexão e copie o link do campo importação de pedidos (em URL's de notificação no ERP).
- No painel da Ecommerce Olist, acesse configurações > webhooks.
- Clique em adicionar webhook ‘+’ e escolha order-confirmed.
- Cole a URL copiada.
Se estiver realizando uma migração, exclua os webhooks de order-received ou order-confirmed da integração antiga para evitar pedidos duplicados.
Como enviar produtos da Ecommerce Olist para o ERP?
- No ERP, acesse menu > cadastros > produtos > receber do e-commerce.
- Selecione a integração e clique em avançar.
- Escolha quais anúncios deseja importar e clique em prosseguir:
- Todos os anúncios
- Apenas anúncios novos (que não estão cadastrados no ERP)
- Anúncio individual (insira o identificador do anúncio)
- Marque as opções de atualização dos produtos importados: atualizar dados do produto, preço dos produtos já existentes, estoque ou imagens.
- Se desejar, preencha os dados fiscais padrão (unidade, NCM e origem) para os produtos que ainda não possuem essas informações.
- Clique em importar para concluir o processo.
Campos importados
- Categorias
- Código (SKU)
- Dados de SEO
- Descrição
- Dias de preparação
- Dimensões
- Estoque e estoque mínimo
- Imagens
- Peso bruto
- Preço
- Variações
Observações
- Criar exceções de preços: esta opção é exibida se a regra de preço da integração for definida como "conforme lista de preços". Ao marcar a opção, os produtos da lista com preços diferentes serão criados e atualizados.
- Interromper importação: se ocorrer algum imprevisto ou houver um grande volume de produtos, você pode pausar a recepção de dados. A ação permite continuar o processo do ponto em que parou, e o histórico fica disponível por até 7 dias corridos.
Como receber os pedidos do e-commerce no ERP?
- Acesse menu > vendas > pedidos do e-commerce (ou menu > vendas > pedidos de venda > receber do e-commerce).
- Na aba da loja virtual, filtre por situação ou período, selecione os pedidos e clique em receber.
- Clique em processar lista de pedidos.
Como enviar produtos do ERP para a Ecommerce Olist?
- Acesse menu > cadastros > produtos.
- Selecione os produtos e clique em enviar para o e-commerce (para apenas um item, use o menu de contexto ... > enviar para o e-commerce).
- Selecione a integração Ecommerce Olist no campo plataforma.
- Marque atualizar estoque no e-commerce se desejar atualizar os saldos.
- Clique em avançar, valide os dados apresentados e clique em enviar (e depois em enviar anúncios).
Campos Importados
- Categorias
- Código (SKU)
- Dados de SEO
- Descrição
- Descrição complementar
- Dias de preparação
- Dimensões
- Estoque
- Estoque mínimo
- Imagens
- Peso bruto
- Preço
- Variações
Como enviar dados da chave de acesso para o e-commerce?
O envio é automático. Assim que as notas fiscais forem emitidas através das vendas importadas, os dados são enviados para a plataforma.
Como enviar o estoque do ERP para a Ecommerce Olist?
- Acesse menu > cadastros > produtos.
- Selecione os itens e clique em mais ações > enviar estoque para o e-commerce (ou utilize o menu de contexto ... para um único item).
- Selecione a integração, escolha se enviará o saldo físico ou disponível, valide os dados e clique em enviar.
Para atualizar em lote: acesse menu > cadastro > anúncios, selecione todos, clique em enviar estoque para o e-commerce, confirme a seleção expandida, defina o saldo e envie.
Como enviar o preço do ERP para a Ecommerce Olist?
- Acesse menu > cadastros > produtos.
- Selecione os produtos e clique em mais ações > enviar preços para o e-commerce.
- Escolha a plataforma, valide os valores na tela e clique em enviar.
Como enviar o código de rastreio para a plataforma?
- O código deve estar preenchido no pedido ou na nota fiscal, identificando a transportadora ou Correios.
- Acesse início > vendas > expedição.
- Filtre por forma de envio, acesse a aba concluídas, localize a expedição e clique no menu de contexto ... > enviar código de rastreio para o e-commerce.
Ao enviar o código de rastreio, a Forma de frete também é enviada e os pedidos são marcados como Enviados.
Como gerenciar e reajustar preços?
- Acesse menu > cadastros > produtos > mais ações > reajustar preços dos produtos.
- Use os filtros ou clique em listar produtos.
- Clique em informar reajuste, selecione os itens e digite a porcentagem em reajuste. Clique em aplicar aos selecionados.
- Marque atualizar preços no e-commerce e selecione a plataforma.
- Clique em salvar e confirme.
Como remover o preço promocional dos produtos?
- Acesse menu > cadastros > produtos > mais ações > reajustar preços dos produtos.
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- Utilize as opções de filtros disponíveis ou clique em listar produtos.
- Clique em informar promoções e selecione os itens.
- Insira o valor de 0% em desconto promocional e clique em aplicar aos selecionados.
- Marque atualizar preços no e-commerce, selecione a plataforma, clique em salvar e confirme.
Gerenciamento de múltiplos depósitos (Multiempresas)
Se você utiliza um depósito exclusivo para um canal (como o Fulfillment do Mercado Livre), pode configurá-lo para que esse estoque não seja somado ao estoque geral enviado para a Ecommerce Olist.
- Acesse configurações > suprimentos > depósitos de estoque.
- Selecione o depósito que deseja isolar.
- Na edição do depósito, altere o campo Tipo para Exclusivo para um canal de venda.
- Próprio: o estoque é compartilhado e somado entre todos os canais.
- Exclusivo para um canal de venda: o estoque é retirado da soma geral, não sincronizando com o e-commerce.
Informações adicionais
- Se precisar excluir os vínculos da integração antiga, acesse menu > início > integrações > Ecommerce Olist > ... > excluir todos os anúncios no ERP. Esta ação não pode ser desfeita.
- Altere as informações de produtos sempre dentro do ERP. Dados modificados direto no painel da Ecommerce Olist serão sobrescritos na próxima sincronização automática.
A integração com o ERP da Olist automatiza a gestão do seu e-commerce. Com ela, você centraliza o controle de estoque, sincroniza preços e agiliza a emissão de notas fiscais e o envio de pedidos.
Recursos disponíveis:
- Envio e recebimento de produtos;
- Envio de pedidos;
- Envio e recebimento de atualizações de status dos pedidos;
- Recebimento de estoque;
- Recebimento de preço;
- Atualização automática de status no ERP da Olist via OMS.
Configuração na Ecommerce Olist
Após salvar a configuração no ERP da Olist é necessário adicionar no painel da Ecommerce Olist a URL's de notificação no ERP da Olist, para que os pedidos sejam recebidos corretamente.
➣ O campo URL's de notificação no ERP da Olist só estará visível para contas que utilizam o recurso do OMS.
No ERP da Olist, após salvar a configuração, retorne à aba conexão, e em URL's de notificação no ERP da Olist, copie a informação do campo importação de pedidos.
Acesse o painel Ecommerce Olist e em seguida clique em configurações > webhooks.
Clique em adicionar webhook ‘+’ e escolha order-confirmed (o pedido é importado quando o pagamento for confirmado).
Cole a URL de notificação no ERP da Olist. Agora, os novos pedidos realizados serão direcionados para a integração nova.
➣ Se estiver realizando a migração da integração antiga para a nova é necessário excluir os webhooks de order-received ou order-confirmed referentes à outra integração. Esse passo é necessário para que não ocorra duplicação de pedidos nas integrações. Em caso de dúvidas, contate a equipe de suporte Ecommerce Olist.
Como enviar produtos da Ecommerce Olist para o ERP da Olist?
Para importar os produtos cadastrados na Ecommerce Olist para o ERP, acesse o ERP da Olist e vá em menu → cadastros → produtos → receber do e-commerce.
Selecione a integração e clique em avançar.
Selecione quais anúncios deseja importar: todos os anúncios, apenas anúncios novos - que não estão cadastrados no ERP da Olist - ou anúncio individual, sendo necessário o identificador do anúncio. Clique em prosseguir.
Marque as opções de atualização dos produtos importados: atualizar dados do produto, atualizar preço dos produtos já existentes, atualizar o estoque, atualizar imagens.
Você pode também preencher os dados fiscais (unidade, NCM e origem) dos produtos. Essas são informações padrão, que serão utilizadas apenas para produtos que não possuam dados fiscais previamente cadastrados.
Clique em importar para concluir o processo.
Os campos importados são:
- Categorias
- Código (SKU)
- Dados de SEO
- Descrição
- Dias de preparação
- Dimensões
- Estoque
- Estoque mínimo
- Imagens
- Peso bruto
- Preço
- Variações
Observações:
A opção criar exceções de preços será exibida se a regra de preço da integração for definida conforme lista de preços. Ao marcar essa opção, os produtos que estão na lista de produtos com preços diferentes serão criados e atualizados. Saiba mais em listas de preços.
Se durante a importação dos produtos ocorrer algum imprevisto e for necessário interromper a ação ou então ocorrer algum problema devido ao grande número de produtos a serem importados, é possível "interromper" a recepção de produtos para continuar a importação num momento posterior.
Com a ação interromper, é possível continuar a importação num outro momento, continuando do ponto em que parou. É possível retomar esta importação em até 7 dias corridos.
Como receber os pedidos do e-commerce no ERP da Olist?
Para importação dos pedidos acesse menu → vendas → pedidos do e-commerce
Ou, acesse menu → vendas → pedidos de venda → receber do e-commerce.
Na aba da loja virtual, selecione os pedidos e clique em receber. Vale lembrar que é possível filtrar os pedidos por situação e por período.
Clique em processar lista de pedidos.
Observação: Sempre que um pedido é importado, o cliente automaticamente é cadastrado em cadastros → clientes e fornecedores.
Como enviar produtos do ERP da Olist para Ecommerce Olist?
Para enviar os produtos, em seu ERP acesse menu → cadastros → produtos.
Selecione um ou mais produtos para envio e clique em enviar para o e-commerce.
Observações: Selecionando apenas um produto, o envio para o e-commerce pode ser realizado em menu de contexto (...) → enviar para o e-commerce. Para enviar a lista completa dos produtos no ERP da Olist para o e-commerce, acesse a ajuda enviar produtos em lote ao e-commerce.
Selecione sua integração Ecommerce Olist Commerce, no campo plataforma.
Marque atualizar estoque no e-commerce se desejar atualizar o estoque na Ecommerce Olist de acordo com o ERP da Olist, e mantenha desabilitada a opção parar o envio em lote caso algum produto seja rejeitado.
Clique em avançar e valide se os produtos estão com as informações corretas. A seguir, são apresentados os dados de envio dos produtos, por exemplo: identificador, descrição, código (SKU), preço e estoque.
Clique em enviar para concluir o envio dos produtos.
Salve e valide as informações para envio e clique em enviar anúncios.
Os campos enviados são:
- Categorias
- Código (SKU)
- Dados de SEO
- Descrição
- Descrição complementar
- Dias de preparação
- Dimensões
- Estoque
- Estoque mínimo
- Imagens
- Peso bruto
- Preço
- Variações
Como enviar dados da chave de acesso para o e-commerce?
Ao utilizar esta integração, assim que as notas forem emitidas através das vendas importadas de sua plataforma, os dados das notas fiscais serão enviados de forma automática.
Como enviar o estoque dos produtos do ERP da Olist para o Ecommerce Olist?
Acesse menu → cadastros → produtos.
Selecione um ou mais produtos para envio.
Clique em mais ações → enviar estoque para o e-commerce.
Observações: Selecionando apenas um produto, o envio para o e-commerce pode ser realizado em menu de contexto (...) → enviar estoque para o e-commerce.
Para enviar atualização de estoque de todos os anúncios de uma única vez, acesse menu → cadastro → anúncios, selecione todos os anúncios da página, clique em enviar estoque para o e-commerce. Uma mensagem de expansão da seleção será exibida. Marque a opção de envio de todos anúncios e confirme. Defina qual saldo de estoque será enviado. Selecione, confira os anúncios e envie.
Selecione a integração, no campo plataforma.
Defina se serão enviados os saldos físico ou disponível dos produtos e clique em selecionar. A seguir serão exibidos os dados deste produto tais como: identificador do anúncio, descrição, código (SKU) e estoque.
Valide se o produto está com as informações corretas e clique em enviar.
Como enviar o preço dos produtos do ERP da Olist para o Ecommerce Olist?
Acesse menu → cadastros → produtos.
Selecione um ou mais produtos para envio.
Clique em mais ações → enviar preços para o e-commerce.
Observação: Selecionando apenas um produto, o envio para o e-commerce pode ser realizado em menu de contexto (...) → enviar preços para o e-commerce.
Selecione a integração, no campo plataforma. A seguir serão exibidos os dados deste produto tais como: identificador do anúncio, descrição, código (SKU) e preço.
Valide se o produto está com as informações corretas e clique em enviar.
Como enviar o código de rastreio para a plataforma?
Para enviar o código de rastreamento é preciso identificar o transportador, Correios ou Transportadora, no pedido ou nota fiscal. O campo será preenchido no Pedido de Venda ou na Nota Fiscal e, por fim gerar o agrupamento (PLP ou Coleta) no módulo de Expedição. Veja como gerar a expedição.
1. Acesse início → vendas → expedição.
2. Adicione o filtro por forma de envio e selecione a forma de envio correios , na aba concluídas, localize a expedição desejada e clique no menu de contexto (...) → enviar código de rastreio para o e-commerce.
Observação: Ao enviar o código de rastreio, a Forma de frete também é enviada e os pedidos são marcados como Enviados.
3. Ao acessar a expedição será adicionado um marcador que identifica quando o código de rastreio já foi enviado à plataforma.
Como gerenciar o preço dos produtos no ERP da Olist e atualizar no Ecommerce Olist?
Acesse menu → cadastros → produtos → mais ações → reajustar preços dos produtos.
Utilize as opções de filtros disponíveis ou clique em listar produtos.
Clique em informar reajuste, selecione os produtos que deseja atualizar valores.
Informe o percentual de reajuste em reajuste e clique em aplicar aos selecionados.
Marque atualizar preços no e-commerce e selecione a sua plataforma, para que o preço dos produtos seja atualizado no e-commerce.
Clique em salvar e confirme a atualização dos preços.
Será exibida uma janela informativa com o resultado da atualização de preços no e-commerce.
Como remover o preço promocional dos produtos?
Acesse menu → cadastros → produtos → mais ações → reajustar preços dos produtos.
Utilize as opções de filtros disponíveis ou clique em listar produtos.
Clique em informar promoções, selecione os produtos que deseja atualizar valores.
Informe o percentual de 0% em desconto promocional e clique em aplicar aos selecionados.
Marque atualizar preços no e-commerce e selecione a sua plataforma, para que o preço dos produtos seja atualizado no e-commerce.
Clique em salvar e confirme a atualização dos preços.
Será exibida uma janela informativa com o resultado da atualização de preços no e-commerce.
Como desconsiderar a sincronização de um depósito específico na operação Multiempresas?
Ao utilizar um depósito de estoque para um canal de vendas específico, como o Fullfilment do Mercado Livre, é comum que você não queira que o estoque desse depósito seja somado ao estoque geral que será sincronizado com o e-commerce.
Isso garante que o estoque do fullfilment seja utilizado exclusivamente pelo seu canal específico (ex: Mercado Livre) e não componha o estoque disponível para venda no e-commerce.
Para configurar o depósito e desconsiderá-lo da sincronização de estoque geral, siga os passos abaixo:
Acesse as configurações do ERP da Olist:
Vá em configurações → suprimentos → depósitos de estoque.
Selecione o depósito específico que você deseja que não sincronize com o e-commerce (ex: o depósito usado para Fullfilment).
Na janela de edição do depósito, localize e ajuste o campo Tipo para:
"Exclusivo para um canal de venda".
Próprio: Este tipo de depósito tem seu estoque compartilhado e somado entre todos os canais de venda integrados (incluindo o e-commerce da Olist).
Exclusivo para um canal de venda: Este tipo de depósito (geralmente usado para operações de fullfilment ou depósitos externos) tem seu estoque excluído da soma geral e é considerado exclusivo para o canal de venda que o utiliza, não sincronizando com o e-commerce.
Informações adicionais
Caso seja necessário realizar a exclusão dos mapeamentos dos produtos vinculados à integração antiga com a Ecommerce Olist, acesse menu → início → integrações. Busque pela integração Ecommerce Olist, clique no menu de contexto (...) → excluir todos os anúncios no ERP da Olist. Lembramos que esta ação, depois de concluída, não poderá ser desfeita.
Os campos sincronizados devem ser alterados somente no ERP da Olist. Caso você altere alguma destas informações no admin Ecommerce Olist, elas serão sobrescritas pelos dados cadastrados no ERP da Olist assim que rodar a próxima rotina de sincronização.
Ficou com alguma dúvida? A gente te ajuda! É só entrar em contato com a gente pelos nossos canais de atendimento 😉
