Entenda o fluxo de pedidos e suas etapas

Cada etapa da sua venda é representada por uma situação (status) dentro do sistema.

Acompanhar essas mudanças ajuda você a entender exatamente onde o pedido está e qual é o próximo passo da sua operação — desde o momento em que a venda cai no sistema até a entrega ao cliente.

Confira abaixo o que significa cada situação no ERP:

Para organizar sua operação, o ERP funciona como uma esteira integrada. O seu pedido avança de forma automática ou manual por diferentes telas do sistema, seguindo esta ordem lógica:

1. Pedidos de Venda: é a porta de entrada. Onde você recebe, centraliza e acompanha o status de todas as suas vendas.
    
2. Notas Fiscais: onde ocorre o faturamento. As notas são geradas e enviadas para autorização da Sefaz.
    
3. Expedição: início da etapa logística, onde os pedidos são agrupados por transportadora para a geração das etiquetas de envio.

4. Separação: etapa logística opcional de conferência e embalagem. Esse módulo (disponível a partir do plano Impulsione), permite validar cada item via listagem (digital/impressa) ou bipagem de código de barras antes de fechar a caixa, evitando o envio de produtos errados.

Ao olhar para a sua listagem de pedidos de venda, você notará pequenas bolinhas coloridas com letras na coluna Integrações. Elas funcionam como um termômetro visual para você acompanhar, de forma rápida e sem precisar abrir o pedido, quais etapas da esteira já foram concluídas.

Conheça o significado de cada referência para dominar a gestão das suas vendas (para facilitar a sua leitura, dividimos essas siglas por categorias):

Origem do pedido de venda

• P — Proposta Comercial: Indica que esse pedido foi gerado a partir de uma proposta comercial (orçamento).
   
• OP — Ordem de produção: Sinaliza que o pedido foi gerado a partir da ordem de produção.
   
• OS — Ordem de serviço: Indica que a venda está associada a uma prestação de serviço interna.
   
• V — Origem Multiempresa: Indica que o pedido foi originado pelo recurso do multiempresa. 
   
• Logo do e-commerce: Identifica visualmente por qual loja virtual ou marketplace a venda entrou no seu ERP.

Emissão de notas fiscais

• N — NF-e (modelo 55) emitida: Sinaliza que a nota fiscal do pedido já foi gerada no sistema.
   
• NC — NFC-e emitida: Indica a geração de Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (usada em vendas diretas ao consumidor final).
   
• S — NF de serviço (cor lilás): Identifica que o pedido possui uma Nota Fiscal de Serviço (NFS-e) vinculada a ele.

Fluxo logístico e estoque

• E — Estoque lançado: Indica que os produtos deste pedido já tiveram a baixa realizada no seu estoque.
   
• S — Separação (cor marrom): Mostra que o pedido já foi enviado para a etapa de separação física no estoque.
   
• EX (Expedição): Indica que o pedido já entrou na etapa de expedição para agrupamento (por transportadora) e despacho.
   
• FF (E-fulfillment): Mostra que o pedido faz parte de uma operação de fulfillment (onde o estoque e o envio são geridos diretamente pelo parceiro/marketplace).

Financeiro

• C — Contas lançadas: Sinaliza que o financeiro desta venda (contas à receber) já foi registado no sistema.

Integrações e envios

• Ícone de envelope: Confirma que o documento foi compartilhado ou a nota fiscal foi enviada por e-mail para o cliente.
• Ícone de elo/corrente: Mostra que os dados da NF-e já foram integrados e enviados de volta para o e-commerce ou marketplace.

Para economizar tempo e evitar tarefas manuais, você pode ativar as automações da sua esteira de vendas.

Existem dois caminhos para tornar essas etapas automáticas:

1. Painel de Automação

Nessa tela, centralizamos  em um só lugar os comandos principais para você automatizar as etapas do seu fluxo de vendas.

• Acesse: Menu > Vendas > Painel de Automações
• Para usar, basta ativar a chave da automação desejada (coluna da esquerda) e definir o gatilho (coluna da direita — no campo "Quando") para determinar o momento exato em que o sistema deve trabalhar sozinho.

Veja as opções que você pode parametrizar neste painel:

• Lançar saída de estoque: Defina o momento em que o sistema dará a baixa do produto no seu estoque.

Sugestão: para a maioria das operações, a opção mais segura é “Ao autorizar a nota fiscal”, pois garante que a baixa do estoque físico aconteça somente quando a nota é efetivamente emitida.

• Emitir Nota Fiscal Eletrônica (NFe): Automatiza a geração da nota fiscal no sistema.

Sugestão: se você busca velocidade, o gatilho “Ao aprovar o pedido” faz com que o ERP inicie o faturamento na mesma hora em que a situação é alterada para “Aprovado”, normalmente quando o pagamento é confirmado, sem depender de cliques manuais.

• Autorizar Nota Fiscal Eletrônica (NFe) na Sefaz: Envia a nota fiscal automaticamente para aprovação da Sefaz.

Sugestão: use o gatilho “É emitida automaticamente a partir de uma venda” para que o ERP envie a nota para a Sefaz assim que ela é gerada, eliminando a necessidade de transmissão manual. 

• Imprimir etiqueta de envio: Automatiza a geração e impressão das etiquetas logísticas. É muito útil para quem utiliza o módulo de separação. 

• Enviar para separação: Direciona o pedido automaticamente para o módulo de separação, permitindo que o setor visualize quais produtos já devem ser retirados do estoque para montagem dos pacotes.

Sugestão: uma prática comum para muitas operações é escolher o gatilho “Ao autorizar a nota fiscal”. Isso garante que a equipe só gaste tempo separando e embalando mercadorias que já estão com a documentação fiscal 100% aprovada pela Sefaz.

• Enviar para expedição: Direciona o pedido automaticamente para o módulo de expedição, organizando a fila de vendas que já estão prontas para o agrupamento por transportadora e emissão de etiquetas.

Sugestão: uma configuração muito utilizada é selecionar o gatilho “Ao autorizar a nota fiscal”, garantindo que apenas pedidos com notas fiscais autorizadas na Sefaz entrem na esteira de preparação logística.

2. Configurações do módulo

Essas mesmas automações podem ser parametrizadas diretamente no módulo de configurações do sistema ERP, juntamente com outros parâmetros.

Se preferir, essas mesmas automações também ficam disponíveis de forma individual dentro das configurações de cada módulo. A diferença é que, acessando por aqui, você também encontra outras regras de funcionamento gerais do sistema ou módulo.

Para acessar esses parâmetros completos, clique no ícone de engrenagem (Configurações) no menu lateral e navegue pelas abas: 

• Configurações de Estoque: 
  Acesse a aba:  Suprimentos > Configurações de estoque

• Configurações de Pedidos de Venda: 
  Acesse a aba: Vendas > Configurações dos pedidos de venda

• Configurações da Separação:
  Acesse a aba: Vendas > Configurações da separação

• Configurações da Expedição:
  Acesse a aba: Vendas > Configurações da expedição

• Configurações de Notas Fiscais: 
  Acesse a aba: Notas Fiscais > Configuração da nota fiscal eletrônica (NFe)