E-commerce da Olist - Como integrar no ERP
Conectar o E-commerce da Olist ao seu ERP permite unificar as rotinas da sua loja virtual de forma nativa, aproveitando o melhor do ecossistema Olist.
Essa comunicação direta simplifica a operação diária e garante muito mais agilidade no processamento de cada venda.
Recursos disponíveis
Confira o que você pode gerenciar diretamente pelo ERP da Olist nesta integração:
| Receber produtos |
✓ |
| Enviar produtos |
✓ |
| Enviar e atualizar estoque |
✓ |
| Enviar e atualizar preços |
✓ |
| Efetuar cotações de fretes | X |
| Receber pedidos |
✓ |
| Sincronizar situações dos pedidos da plataforma para o ERP |
✓ |
| Enviar dados das NF-es |
✓ |
| Enviar rastreamentos |
✓ |
| Enviar situação de Entregue para os pedidos |
✓ |
Como instalar a integração
- Acesse menu > início > Integrações.
- Clique em adicionar integração, busque por Ecommerce da Olist e clique em instalar.
Como configurar a integração
Organizamos as explicações de cada parâmetro divididas pelas mesmas abas que você encontra na tela de integração do seu ERP.
Selecione a aba desejada para ver a explicação e orientação de cada parâmetro:
Importante – Validação de Status: a comunicação entre o ERP e o E-commerce ocorre integralmente via API. A liberação das funcionalidades na plataforma de e-commerce depende exclusivamente da confirmação de que a conexão está estabelecida e ativa no ERP. Ressaltamos que apenas o preenchimento das configurações de setup não valida a integração; é necessário que a comunicação direta via API tenha sido realizada com sucesso.
Conexão
Nesta etapa, você valida a comunicação segura entre as duas plataformas:
Após a instalação da integração, abra a tela de configuração da plataforma para conectar as contas:
- Preencha o campo Token, com o código de integração obtido no painel da plataforma.
Dica: para obtenção do Token dentro do Ecommerce, siga os passos informados no artigo API da plataforma de ecommerce da Olist.
Importante: é importante, que ao criar o seu token API no painel de Ecommerce da Olist, você habilite as seguintes permissões:
- Pedidos
- Produtos
- Pacotes
- Rastreios
- Tags
- Dados de SEO
- Shop Infos
- Inventário
- Variantes
- Estoque
- No campo URL da loja, preencha o URL de acesso a sua loja no e-commerce (Ex.: sualoja.com.br)
- Clique no botão conectar com Ecommerce da Olist.
Atenção: a plataforma de e-commerce valida em tempo real se a integração está operacional. Se as credenciais estiverem inválidas ou se o processo de conexão no ERP não for concluído, o status será reportado como "Inativo". Nestes casos, o fluxo de configuração será bloqueado no e-commerce para evitar falhas operacionais. Certifique-se de que a integração no ERP esteja marcada como "Ativa" para liberar o uso.
- Conclua a autorização do aplicativo na plataforma.
- Após autorizar o aplicativo, a página será redirecionada para a página do ERP.
Importante: quantas integrações de E-commerce posso conectar?
O ERP permite a configuração de até duas integrações de e-commerce por conta (CNPJ). Essa estrutura atende lojistas que gerenciam operações segregadas por CNPJ ou perfis de público-alvo no mesmo painel.
- Como funciona: o sistema realiza uma validação automática ao tentar adicionar novas integrações.
- Mensagem de alerta: ao tentar criar uma terceira integração, o sistema exibirá o aviso: "Verifique com a equipe de suporte: Você já possui duas integrações ativas com o Ecommerce da Olist".
- O que fazer se precisar de ajustes: para alterar configurações ou corrigir erros, acesse o menu de integrações e gerencie a conexão já existente.
Produtos
Esta aba gerencia como o ERP troca dados de catálogo com o Ecommerce da Olist.
Abra os blocos abaixo para conferir as 3 etapas de configuração desta tela:
Passo 1: Regras de Estoque
Realize as definições das regras para a gestão de estoque através do Sistema ERP e assegure o melhor desempenho da sua rotina de operações.
Atualizar estoque na loja virtual a partir do ERP
Defina qual saldo do ERP deve ser enviado para atualizar o estoque da integração.
- Não atualizar: O ERP não enviará nenhuma atualização de estoque para este canal.
Atenção: Recomendamos esta opção se você estiver em período de testes, configuração inicial do sistema ou se utiliza outra ferramenta externa para controlar seu estoque.
-
Enviar saldo físico: Envia para o canal de venda a quantidade bruta cadastrada no ERP, sem descontar as vendas que acabaram de acontecer e ainda estão sendo processadas.
- Enviar saldo disponível: Envia para o canal de venda apenas o estoque livre para novas vendas. O sistema pega a quantidade total (Saldo Físico) e subtrai as reservas de pedidos que ainda não foram aprovados. (Recomendado)
Depósito a ser considerado na integração
Neste campo, você define qual depósito do seu ERP fornecerá as quantidades de estoque para o canal de venda.
-
Geral: Escolha essa opção se você possui apenas um estoque.
- Todos os próprios: Escolha se você possui (ou pretende ter) mais de um depósito e quer somar o estoque desses depósitos (considerados como próprios).
Observação: se sua conta é nova, as duas opções acima geram o mesmo resultado.
Atenção: Caso queira criar um depósito específico para atender a sua operação de E-commerce, é necessário cadastrá-lo previamente no ERP para que essa opção apareça nesta listagem. Para mais informações, acesse: Como controlar estoques de vários depósitos.
Observação: O campo depósito de estoque a ser considerado na integração será exibido apenas nas contas que possuem a extensão “Depósitos de estoque” instalada.
Lançamento de estoque para saídas
Defina a regra para lançamento de estoque dos pedidos importados por meio desta integração. Escolha entre as opções:
- Usar configuração padrão da conta: Adota a regra inicial do sistema, que vem definida por padrão como Manual.
Atenção: Se você deseja usar esta opção acima, recomendamos que antes mude a regra geral em Configurações de estoque para um modo automático. Como o padrão do sistema é manual, se você não fizer esse ajuste prévio, seu estoque não atualizará automaticamente no Ecommerce gerando furos de estoque.
- Manual: A baixa de estoque não é automática. Você precisará acessar o pedido no ERP e realizar o lançamento manualmente. Essa opção não é recomendada pois aumenta o risco de furos e rupturas de estoque.
-
Automático ao autorizar a nota fiscal: O sistema baixa o estoque assim que a Nota Fiscal (NF-e) é autorizada pela SEFAZ. (Recomendado)
-
Automático ao salvar a nota fiscal: O estoque é baixado assim que a nota é gerada e salva no sistema, mesmo antes da autorização da SEFAZ.
-
Automático ao salvar o pedido: O estoque é baixado no exato momento em que o pedido é incluído ou importado para o ERP. Essa opção é indicada apenas para quem não deseja trabalhar com o recurso de Reserva de Estoque do sistema, pois sua ativação invalida a utilização da reserva.
- Automático ao marcar pedido como enviado: A baixa só acontece quando o status do pedido é alterado para "Enviado".
Utilizar estoque de segurança
Parâmetro opcional, utilizado para evitar a ruptura de estoque, especialmente em casos de vendas simultâneas em múltiplos canais.
Caso queira trabalhar com esse recurso, habilite o parâmetro e informe a quantidade de itens no estoque de segurança.
Quando o estoque real do item no ERP atingir a margem definida, o sistema automaticamente zera a disponibilidade no anúncio do canal de venda.
Exemplo: ao definir um estoque de segurança igual a 5, todos os anúncios que atingirem a margem definida (5) irão refletir estoque igual a 0 no canal de venda.
Importante: essa margem de segurança se aplica a todos os anúncios da integração. Certifique-se que o valor é adequado para evitar anúncios zerados indevidamente.
Passo 2: Preços
Realize as definições das regras para a gestão de preços através do Sistema ERP e garanta mais assertividade na precificação do seu negócio
Regra de utilização de preços para o e-commerce
Parâmetro para definir as regras de preço que serão consideradas na integração.
-
Preço fixo: O anúncio será atualizado conforme o preço do produto cadastrado no ERP.
- Conforme lista de preços: Ter um preço diferenciado no momento da venda em relação ao preço cadastrado no produto.
Observação: Essa opção é mais utilizada para operações físicas, ou lojas que vendem no atacado e varejo. Para mais informações acesse: Listas de preços.
- Conforme regras de preço: Irá definir uma regra específica para o canal que está sendo integrado, podendo considerar margens que cobrem custos operacionais e garantem uma precificação mais eficiente.
Passo 3: Fluxo de Produtos
Realize as definições para a gestão do envio e recebimento de produtos através do Sistema ERP e assegure o melhor desempenho da sua rotina de operações.
Ao importar produtos
Aqui você escolhe o formato que irá receber as imagens ao importar os anúncios da plataforma para o ERP, podendo escolher entre duas opções:
-
Importar imagens como anexos: esta opção traz as imagens em formato de arquivo, anexadas ao cadastro do produto no ERP.
- Apenas importar a URL externa das imagens: esta opção traz as imagens em formato de URL externa, ou seja, a imagem fica armazenada externamente, e no ERP temos apenas o link que dá acesso à mesma em seu local de armazenamento.
Na importação de produtos, ao atualizar um produto, atualizar o Código (SKU)
Este parâmetro, se ativado, quando um anúncio é importado da plataforma e já existe aqui no ERP, mas com SKU diferente, o produto aqui do ERP será atualizado com o SKU conforme está na plataforma. Se desativado, ao receber o anúncio, o SKU vai permanecer sem alteração aqui no ERP.
Enviar descrição complementar
Com esse parâmetro habilitado, o sistema irá enviar para a integração a descrição complementar, conforme está cadastrada no produto.
Criar produtos com status ativo
Com esse parâmetro habilitado, os anúncios serão criados na plataforma com o status de ativo, caso contrário, eles serão criados com o status de inativo.
Pedidos
Aqui você define como o seu ERP vai receber e processar as vendas do Ecommerce da Olist, além de configurar as regras para a emissão das notas fiscais.
Passo 1: Fluxo de pedidos
Etapa para definir as regras no fluxo de recebimento dos pedidos da plataforma para o sistema ERP.
Importar valor do frete nos pedidos
Defina como importar valores de brindes no pedido de venda
Com o parâmetro você pode definir como o sistema deve tratar financeiramente esses itens e identificar rapidamente quais pedidos contêm mimos.
-
Preço de venda do produto (Recomendado): o sistema aplica um desconto integral que anula o valor do item. É a opção ideal para evitar erros na aprovação da NF.
- Valor Zerado: o item entra sem valor atribuído (comportamento anterior), o que pode gerar rejeições fiscais dependendo da SEFAZ.
Campo do pedido para observações
Define como as observações do pedido serão importadas para o campo observação, no pedido de venda.
-
Observações internas: as observações serão exibidas somente no pedido de venda.
- Observações externas: as observações serão exibidas no pedido de venda e nas notas fiscais.
Enviar rastreamento ao alterar a situação no ERP para enviado
Ao ativar este parâmetro, as informações de rastreio geradas no ERP são enviadas automaticamente para a plataforma de e-commerce para notificar os clientes.
Importante: se a opção já estiver habilitada no ERP e o código de rastreio não atualizar na plataforma, verifique se o mapeamento de frete está configurado corretamente.
Marcar pedido como entregue ao alterar a situação no ERP
Ao ativar este parâmetro, a situação do pedido na plataforma de e-commerce é atualizada automaticamente assim que ele for finalizado no ERP.
Intermediador
Campo de preenchimento obrigatório:
- No campo “Nome” preencha: Vnda Serviços de Tecnologia da Informação
- No campo “CNPJ do intermediador da transação” preencha o CNPJ do Ecommerce da Olist (plataforma responsável pela intermediação da venda): 12.803.527/0001-33
- No campo “CNPJ da Instituição de Pagamento” preencha o CNPJ da empresa responsável por realizar o repasse financeiro ao vendedor (ex: Mercado Pago, Yapay, Pagar.me, etc.).
Defina como processar valores diferentes entre nota fiscal e pagamento integrado
Deixar assinalado a opção: Utilizar valor de pagamento integrado enviado pelo canal de venda (Recomendado)
Passo 2: Dados Fiscais
Esta etapa permite definir as Naturezas de Operação e as regras fiscais que serão aplicadas automaticamente aos pedidos importados por esta integração.
Importante: Para que a integração emita as Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) sem erros, é obrigatório que as suas Naturezas de Operação de Saída já estejam cadastradas e configuradas no ERP. Para mais informações, acesse: Natureza de operação de saída de mercadorias.
Natureza de operação para venda
Este é o campo onde você irá vincular a natureza de operação padrão que o sistema deve aplicar a cada nova venda da integração com o Ecommerce da Olist.
Atenção: Não esqueça de, antes de iniciar a emissão das notas através da integração, validar todas as regras fiscais e tributações configuradas nas suas naturezas de saída diretamente com a sua contabilidade.
Definir natureza de operação diferente para destinatários contribuintes do ICMS
Habilite este parâmetro para definir uma natureza de operação específica para destinatários contribuintes do ICMS. Ela será aplicada automaticamente quando o ERP identificar que o pedido de venda é de um cliente contribuinte.
Mapeamentos
Passo 1: Situações de Pedidos
Nesta etapa, o sistema gerencia a equivalência entre os status dos pedidos no Ecommerce e no ERP da Olist.
Permitir retroceder situações dos pedidos na sincronização de situações
Define se o status do pedido pode voltar para uma etapa anterior no ERP durante a sincronização.
Importante: Mantenha este parâmetro desativado. Isso garante que o status do pedido siga o fluxo corretamente ao ser importado para o ERP.
Tabela de mapeamento de situações
Responsável pela sincronização automática dos status dos pedidos entre as plataformas.
A coluna da esquerda traz as nomenclaturas do Ecommerce e a coluna da direita as equivalências no ERP.
Para a integração com o Ecommerce da Olist, as configurações nesta tela já estão prontas, portanto, nenhuma ação é necessária da sua parte — basta clicar no botão "salvar e avançar" no rodapé da página para prosseguir.
Passo 2: Formas de Recebimento
Esse mapeamento na integração é opcional, e portanto, é possível avançar nesta etapa e retornar para a configuração em um momento posterior.
Esta configuração é recomendada para quem busca maior controle financeiro sobre os pedidos importados do canal de venda para o ERP.
Caso tenha interesse em seguir com essa configuração, acesse o artigo: Configuração das formas de recebimento nas Integrações
Passo 3: Formas de Frete
O objetivo deste mapeamento é permitir que o ERP registre automaticamente a logística para os pedidos importados da sua loja virtual (e-commerce).
Outros
Loja associada
Escolha a loja a ser considerada na integração.
Configurações avançadas
Após finalizar a instalação inicial com o Ecommerce da Olist, parâmetros avançados ficarão disponíveis no seu painel.
Conheça essas opções e saiba quando ajustar para garantir o fluxo correto de faturamento e recebimento de vendas.
Atenção: alguns parâmetros só poderão ser habilitados na etapa de Go Live do sistema, ou seja, quando o ERP estiver pronto para operar os seus pedidos de venda do Ecommerce.
Selecione a aba desejada para realizar esses últimos ajustes:
Produtos
Fluxo de Produtos
Na aba de Produtos selecione a categoria Fluxo de Produtos para localizar os parâmetros abaixo:
- Enviar imagens dos produtos ao sincronizar
Este parâmetro permite escolher se as imagens dos anúncios existentes no ERP serão enviadas somente para anúncios novos ou se também serão enviadas para anúncios já existentes na plataforma.
-
Sim: as imagens serão enviadas para todos os anúncios.
- Apenas para novos produtos: as imagens serão enviadas somente quando os anúncios enviados ainda não existirem na plataforma.
- Enviar dias para preparação ao sincronizar
Ao habilitar esse parâmetro, a informação da quantidade de dias necessários para preparação do envio do item será enviada para a plataforma junto aos demais dados do cadastro. A informação pode ser verificada no campo Dias para preparação, no cadastro do produto no ERP.
Pedidos
Fluxo de Pedidos
Na aba de Pedidos selecione a categoria Fluxo de Pedidos para localizar os parâmetros abaixo:
- Formatar nome dos contatos no recebimento dos pedidos
Ao ativar este parâmetro, os pedidos importados passarão a ter o nome do contato validado e formatado, ficando sempre com a escrita padrão, conforme o exemplo: "José da Silva".
- Sincronização automática de pedidos
Esta configuração ativa a importação automática e imediata das vendas do Ecommerce para o seu sistema ERP.
Por padrão esse parâmetro vem desligado e a recomendação é manter inativo, para evitar que pedidos reais sejam importados antes que o seu ERP esteja completamente configurado, testado e pronto para processá-los.
Atenção: Recomendamos deixar este botão desligado neste momento. Só ative a sincronização automática quando o seu ERP estiver totalmente configurado e pronto para operar os pedidos reais.
- Importar bônus como desconto no pedido de venda
Com o parâmetro habilitado, o bônus de compras prévias aplicado pelo cliente no carrinho de compras da plataforma será considerado como um desconto no valor total da venda importada para o ERP.
Campos enviados e recebidos nos anúncios
Campos enviados
- Descrição
- Código (SKU)
- Descrição complementar
- Tags
- Linha de produto
- Imagens
- Variações
- GTIN
- Preço de venda
- Preço promocional
- Estoque atual
- Peso bruto
- Título para SEO
- Descrição para SEO
- Slug
- Link do vídeo
Campos importados
- Descrição
- Preço de venda
- Preço promocional
- Peso líquido
- Peso bruto
- Descrição complementar
- Código (SKU)
- GTIN
- GTIN Embalagem
- Estoque atual
- Imagens
- Variações
- Título para SEO
- Descrição para SEO
- Slug
- Link do vídeo
Configurações na Plataforma de E-commerce
Se você for utilizar a opção de importação automática de pedidos desta integração, após salvar a configuração no ERP, será necessário adicionar a URL de notificação do sistema no painel administrativo da plataforma de e-commerce. Isso permite que as notificações dos pedidos sejam recebidas e importadas para o ERP.
Para obter a URL de notificação do sistema:
- Acesse a configuração da integração no ERP.
- Clique na aba Conexão.
- Na seção Urls de notificação no ERP, copie a chave disponível no campo Importação de pedidos.
Para que a URL de notificações seja apresentada e os pedidos sejam importados automaticamente, é necessário que o módulo OMS esteja instalado em sua conta.
Na plataforma
Acesse o painel administrativo da plataforma e siga o caminho: configurações > integrações > webhooks. Clique no botão + adicionar webhook e, no campo seletor, escolha uma das opções:
- order-received: para importar os pedidos ao serem salvos.
- order-confirmed: para importar os pedidos ao serem confirmados.
No campo URL, preencha com a URL copiada no ERP e salve a configuração.
Se você possui esta mesma conta da plataforma E-commerce da Olist integrada ao ERP pela versão API (antiga), é necessário desativar o cadastro da URL de notificação dela para evitar duplicidade na importação dos pedidos
A integração entre a plataforma de e-commerce e o ERP, da Olist, facilita a gestão das suas vendas, permitindo a importação de pedidos, controle de estoque e preços. Com essa integração, os lojistas otimizam operações, economizam tempo e melhoram a eficiência do negócio.
