Importar planilha de produtos
A importação de produtos via planilha é um método estruturado para cadastrar grandes volumes de itens de uma só vez no sistema de gestão da Olist
Este recurso é ideal para empresas que possuem seus dados organizados em arquivos externos ou que estão migrando de outra plataforma, que não possuem integração direta.
Atenção: não recomendamos a utilização da planilha de produtos para edição em massa. Qualquer informação preenchida incorretamente na planilha pode comprometer seus cadastros e não é possível reverter as alterações. Caso utilize a planilha para alteração em massa dos dados dos produtos, faça o procedimento com muita cautela e atenção.
Confira abaixo o passo a passo detalhado para garantir o sucesso na sua importação.
Baixar planilha modelo
Para garantir que as informações sejam lidas corretamente pelo sistema de gestão da Olist, a importação deve seguir rigorosamente a lógica de colunas e classificações do sistema. Por isso, é indispensável o uso da nossa planilha modelo.
Ela já vem estruturada com os cabeçalhos e campos que o sistema espera identificar (como descrição, NCM, preço e etc.).
Atenção: não altere o nome das colunas nem a ordem das células no cabeçalho. O preenchimento fora desse padrão ou qualquer modificação na estrutura do arquivo impedirá a leitura dos dados e a conclusão da importação.
Para localizar e baixar o arquivo, siga o caminho:
- Acesse o menu > início > Ferramentas
- Selecione a aba: importações
- Clique na aba Produtos > baixar planilha
O download do arquivo é disponibilizado em dois formatos: Excel (.xls) ou Texto (.csv). Após escolher o formato de sua preferência, clique em download.
Instruções de preenchimento
Após baixar o arquivo modelo, você encontrará diversas colunas que representam os campos de cadastro dentro do ERP.
O preenchimento correto é fundamental para que o sistema processe suas informações com sucesso, portanto abaixo apresentamos as diretrizes gerais para o preenchimento.
- Notas de orientação na planilha
Ao abrir o arquivo (Excel ou CSV), você notará que alguns cabeçalhos possuem um pequeno indicador no canto da célula.
- Como visualizar: basta passar o mouse sobre o título da coluna para ler a nota explicativa.
- O que elas dizem: essas notas indicam se o campo é obrigatório ou trazem informações complementares com relação ao preenchimento.
- Exemplo: na coluna ID, a nota reforça que este é um campo que não pode ser preenchido para cadastrar novos produtos.
- Detalhamento dos campos da planilha
Para que a importação ocorra sem erros, os campos devem ser preenchidos respeitando regras específicas de formato e obrigatoriedade.
Campos Obrigatórios para Cadastro
Estes campos são indispensáveis para que o sistema consiga criar o registro do produto:
- Descrição: nome comercial do item (Ex: Camiseta Masculina - Algodão).
- Situação: deve ser preenchido com o status do produto: Ativo ou Inativo.
- Sob Encomenda: requer uma resposta específica: Sim ou Não.
Campos para Emissão de NF-e (Fiscal)
Se você utiliza o ERP para faturar vendas, estes campos tornam-se obrigatórios:
- Unidade: Sigla da medida tributária (Ex: UN, KG, PC).
- NCM: Código de 8 dígitos da classificação fiscal.
- Origem: Deve ser preenchida exatamente com o número ou a descrição completa da tabela oficial (veja a lista de Origens abaixo).
A particularidade da coluna ID
- Para novos produtos: deixe este campo em branco. O sistema gerará o ID automaticamente, após a criação dos produtos.
- Para atualizar produtos: insira o ID exato que o produto já possui no ERP para que o sistema saiba qual registro deve ser editado.
Importar imagens por URL
O sistema permite importar até 10 fotos por produto por meio de links da internet. No entanto, é necessário que esses links sejam URLs diretas.
O que é uma URL direta?
Diferente de um link de visualização (como o do Google Fotos ou iCloud), a URL direta "aponta" diretamente para o arquivo da imagem.
- Como identificar: uma URL direta sempre termina com a extensão do arquivo (ex: .jpg, .png, .webp, .jpeg).
- Links que NÃO funcionam: URLs de serviços de armazenamento em nuvem (Google Fotos, Drive, Dropbox, iCloud) não são aceitas porque esses serviços protegem os arquivos e não fornecem um link direto para o consumo de outros sistemas.
Onde colar na planilha?
A planilha possui dois tipos de colunas:
- Colunas de Imagem (1 a 6): o sistema "absorve" a foto da URL e a armazena no banco de dados dos nossos servidores. É a opção recomendada, pois garante que a imagem não se perca se o link original sair do ar, além de permitir a criação das fotos em miniaturas.
- Colunas de Imagem Externa (7 a 10): o sistema apenas guarda o endereço do link. Se a URL original deixar de existir, o produto ficará sem imagem.
Como obter a URL correta:
Se você já possui as fotos em uma loja virtual ou hospedadas em um serviço de imagens:
- Abra a imagem no seu navegador.
- Clique com o botão direito do mouse sobre ela.
- Selecione a opção Copiar endereço da imagem.
- Cole esse endereço na coluna correspondente da planilha (as colunas de imagem ficam ao final do arquivo).
Dica: se você não tem uma loja virtual para extrair os links, utilize serviços de hospedagem de imagens que forneçam "URLs Diretas". Verifique sempre se o link copiado termina com a extensão da imagem antes de colar na planilha.
Importar categorias
Para importar as categorias de cada produto, preencha a coluna Categoria com a estrutura completa, incluindo todos os níveis.
Separe cada nível da categoria com o sinal > (maior que), deixando um espaço antes e depois do sinal.
- Formato: Nível 1 > Nível 2 > Nível 3
- Exemplo: Tênis > Corrida > Adidas
Após preencher a planilha com os dados dos produtos que deseja cadastrar, salve o arquivo em seu computador.
Importação de Variações e Kits
Se você trabalha com itens que possuem diferentes opções de escolha (variações) ou conjuntos de itens (kits), é necessário sinalizar a hierarquia de cada linha na planilha através da coluna Tipo de Produto.
1. Produtos com Variações (Grade)
Para cadastrar itens que possuem múltiplas características sob um mesmo modelo (cor, tamanho, voltagem e etc.), você deve organizar as linhas da planilha criando um vínculo entre elas:
- Produto Pai (Agrupador): esta linha funciona como o "título" do seu grupo de produtos. Preencha os dados gerais e, na coluna Tipo de Produto, informe a letra V (Variação).
Ele serve para organizar as variações no sistema e não possui estoque próprio, apenas suas variações tem estoque, pois é usado para classificar que o item possui diferentes opções (como cores ou tamanhos).
- Produto Filho (Item específico): representa cada opção individual do produto disponível para venda, ou seja, é a unidade real que o seu cliente compra (ex: Camiseta Azul G).
Importante: cada variação deve ocupar sua própria linha na planilha, com seu próprio SKU.
Na coluna Tipo de Produto, escolha a letra que define o tipo da variação:
- S (Simples): a opção mais comum para a maioria dos produtos.
- K (Kit): use se a variação for um conjunto (ex: um Combo de 3 camisetas).
- F (Fabricado): use para itens que você mesmo produz ou confecciona.
- M (Matéria-prima): use se a variação for um insumo.
Importante: um produto filho nunca pode ser do tipo V (Pai).
- Vínculo (Conexão): para que o sistema saiba que uma variação pertence ao item principal (pai), você deve ir na linha do Produto Filho e, na coluna Código do Pai, repetir exatamente o SKU do Produto Pai.
-
Atributos: descreva as características de cada variação seguindo este padrão de escrita:
- Padrão: Nome:Atributo (Ex: Voltagem:220v)
- Com mais de um atributo: Nome:Atributo||Nome:Atributo (Ex: Material:Couro||Cor:Preto)
Pré-requisitos: a configuração do código (SKU) dos produtos deve estar como Manual para que a informação da planilha seja importada corretamente. Caso contrário, os dados serão sobrepostos pelo código sequencial. Esta configuração é acessada pelo usuário administrador em início > configurações > cadastros > configurações do cadastro de produtos > Código (SKU) do produto.
Atenção:
- Não coloque espaços entre os dois pontos (:) ou entre as barras (||). O texto deve ser contínuo (ex: Cor:Verde||Tamanho:G e não Cor: Verde || Tamanho: ) para garantir que o sistema processe a informação corretamente.
- O separador utilizado é a barra vertical | (conhecida como pipe), e não a letra "L" minúscula. No teclado brasileiro, este símbolo geralmente fica ao lado da letra Z ou abaixo da tecla Esc, e deve ser acionado utilizando a tecla Shift.
2. Produtos do tipo Kit
Se você vende Kits (conjunto/combo de produtos), o cadastro é feito em dois momentos diferentes. Nesta planilha, você realizará apenas o 1º Passo:
A criação de um Kit no sistema ocorre em duas etapas que são co-dependentes. Embora a composição dos kits seja enviada posteriormente, em uma planilha específica, a preparação deve ser feita agora:
- 1° etapa: Identificação (Letra K): na coluna Tipo de Produto, você deve informar obrigatoriamente a letra K para todos os itens que serão vendidos como kits ou conjuntos.
Importante: é fundamental identificar o Kit nesta etapa, pois o sistema não permite alterar o tipo de produto via planilha após ele ter sido criado.
- 2° etapa: composição dos Kits: a criação definitiva do Kit, onde você estabelece quais produtos formarão o conjunto, é realizada exclusivamente através de uma segunda planilha. Confira o passo a passo: Importar planilha de composições de kits e estrutura dos produtos fabricados
Recomendações de importação
Para garantir que o sistema processe seu arquivo sem erros, é fundamental respeitar seguir as diretrizes de estrutura abaixo:
- Não altere a estrutura: não exclua colunas ou altere o nome dos cabeçalhos (a primeira linha da planilha). O sistema utiliza essa estrutura exata para identificar onde salvar cada dado.
- Células vazias vs. Colunas excluídas: se um determinado campo não for obrigatório ou não precisar ser preenchido no momento, basta deixar a célula em branco. Nunca exclua a coluna inteira para esse fim.
- Respostas específicas: fique atento aos campos que exigem termos padronizados, como "Sim/Não" ou os números da tabela de "Origem". Termos diferentes desses impedirão a importação.
- Volume sugerido por arquivo: para manter a melhor performance de processamento, recomendamos o carregamento de arquivos com até 500 produtos por vez. Caso sua lista seja maior, você pode fracioná-la em arquivos menores para uma importação mais fluida.
Realizar o upload e finalizar a importação
Após preencher e revisar sua planilha, é hora de enviá-la para o sistema da Olist.
Siga o passo a passo abaixo:
- Acesse menu > cadastros > Produtos
- No canto superior direito, apertar no botão mais ações
- Selecione a opção: importar produtos de uma planilha
- Clique no botão Enviar planilha e selecione o arquivo padrão preenchido em seu computador.
- Escolha o critério de reconhecimento dos produtos (geralmente por SKU ou ID) e clique em Validar o arquivo.
- Escolha como será o processo de reconhecimento dos produtos já cadastrados e clique em validar o arquivo.
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Pré-visualização da importação
O sistema realizará a conferência dos dados para que você possa validar o status de cada item e identificar rapidamente eventuais correções antes de concluir a importação.
Nesta tela, você visualiza um resumo dos status de cada item:
- Todos: listagem completa de todos os itens contidos na planilha
- Novos: novos cadastros.
- Atualizados: alterações em produtos já existentes.
- Com erros ou advertências: itens que precisam de atenção ou correção.
Importante: itens sinalizados com o ícone vermelho indicam erros que bloqueiam a importação. Passe o mouse sobre o ícone para visualizar o motivo da rejeição. Para prosseguir, corrija as inconsistências na planilha e realize um novo upload, pois o sistema só processa arquivos 100% corretos.
Concluir o processo
Caso a planilha não apresente erros, confira as informações e clique em Meus dados estão corretos.
Na sequência, você deverá definir os ajustes finais:
- Depósito: selecione em qual local o estoque dos produtos será atualizado.
- Atualização de valores: Se desejar, marque a opção para atualizar o preço de custo e o estoque dos produtos automaticamente.
- Finalização: para concluir, clique em: Confirmar a importação dos dados.
